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Diz a lenda que, quando não se quer resolver
algum assunto, convoca-se uma reunião.
Trata-se de uma piada, ou pelo menos de um evidente
exagero. Reunir-se para trocar idéias e
encaminhar soluções ainda é
uma importante ferramenta da gestão empresarial
e também um dos principais canais de comunicação
das organizações. Entretanto, a
febre de reuniões improdutivas pode ser
um sintoma de acomodação. O sinal
de alarme ecoa quando elas duram mais do que deveriam
ou carecem de planejamento. Nestes casos, transformam-se
em válvulas de escape para fugir de respostas
objetivas e soluções de consenso.
As companhias estão atentas à questão
por um motivo óbvio: a praga de reuniões
inúteis custa dinheiro.
As pesquisas mostram que os executivos brasileiros
gastam de 35% a 40% do tempo participando de reuniões,
de acordo com o professor Fernando Henrique Silveira
Neto, dos departamentos de Engenharia Industrial
e de Informática da PUC/RJ. Analistas americanos
calculam em US$ 1 por minuto o custo médio
de um executivo bem situado na carreira. Outros
arredondam para US$ 100 por hora, levando em conta
não apenas salário e benefícios
sociais, mas também a infra-estrutura (ar-condicionado,
estacionamento, refeitório etc.) posta
à sua disposição. Um encontro
de seis executivos com duração de
duas horas, portanto, significa um custo de US$
1.200. É possível argumentar que,
reunidos ou não, os profissionais têm
a mesma remuneração. “O foco
do problema é que poderiam estar envolvidos
em tarefas mais produtivas”, diz Silveira
Neto, autor dos livros Outra Reunião? (COP
Editora) e Ganhe Tempo Planejando (Editora Gente).
Sob a ótica da eficiência, a reunião
só se justifica na medida em que viabiliza
resultados econômicos superiores ao custo
de fazê-la. O professor da PUC/RJ destaca
que, em muitas ocasiões, acontece exatamente
o contrário: quanto mais tempo se gasta
no debate, menos reais entram no cofre da empresa.
Mas, a bem da verdade, não é apenas
o prejuízo financeiro que incomoda. “Além
de perda de dinheiro, energia e tempo, reunião
improdutiva é fator de irritação.
Cria um clima negativo na organização”,
afirma Carmen Peres, diretora de recursos humanos
da IBM no Brasil. O baixo astral espalhado após
uma seqüência de encontros inúteis
é um inimigo invisível, que precisa
ser atacado. Por isso, a IBM incluiu o aprendizado
de como conduzir reuniões no treinamento
de seus futuros gerentes.
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